Evenementenproces

Voorafgaand aan ieder kalenderjaar stellen we een regionale evenementenkalender op. Uiterlijk 15 oktober moeten gemeenten vooraankondigingen van evenementen ingediend hebben in het regionale evenementensysteem. 

De kalender wordt door de hulpdiensten beoordeeld op samenloop, risico en capaciteit en indien nodig bijgestuurd. Het doel is een goed verdeelde en haalbare evenementenkalender.

Een vooraankondiging geeft geen garanties en heeft geen juridische consequenties als het evenement toch niet doorgaat.

Het vooroverleg is het eerste inhoudelijke gesprek tussen gemeente, organisator en (hulp)diensten. Doel van het vooroverleg is de voorlopige classificatie en behandelaanpak te bespreken en eerste adviezen mee te geven om tot een complete evenementenaanvraag inclusief planvorming te komen.  

Evenementen classificaties: 

• Melding: evenement zonder noemenswaardig risico
• A-evenement: laag risico evenement
• B-evenement: verhoogd risico evenement
• C-evenement: risicovol evenement 

Meldingen van een evenement of aanvragen van een vergunning vinden plaats door de aanvrager bij de gemeente. De organisator is verantwoordelijk voor het indienen van een complete aanvraag incl. bijbehorende planvorming.  

Om de aanvraag juist te kunnen beoordelen door alle partijen zijn er indientermijnen vastgesteld: 

• A-evenement: 6 weken voor aanvang
• B- & C-evenement: 10 weken voor aanvang 

Dit zijn uiterlijke indientermijnen. Een aantal weken eerder heeft de voorkeur. Sommige gemeenten hanteren strengere termijnen.

Een evenement dient beoordeeld te worden op basis van de meest actuele omstandigheden. Daarom is het niet wenselijk om aanvragen maanden van tevoren in te dienen. Een aanvraag kan dan opgeschort worden.

De gemeente controleert of alle relevante planvorming bij de vergunningsaanvraag aanwezig zijn om tot een weloverwogen besluit te komen. Naast de compleetheid van de aanvraag toets de gemeente ook de kwaliteit van de planvorming. 

De benodigde planvorming verschilt per classificatie. Altijd is er nodig: een ingevuld aanvraagformulier, een veiligheidsplan, een plattegrond en een tentboek bij gebruik tent.  

Voor B- en C-evenementen dient het veiligheidsplan verder uitgewerkt te worden. Daarnaast kan ook een gezondheids- en mobiliteitsplan benodigd zijn.

Een niet volledige en/of ontvankelijke aanvraag kan niet in behandeling genomen worden. 

Na de aanvraag en intake wordt de definitieve classificatie en daarmee behandelaanpak bepaald.

Er zijn verschillende partijen betrokken bij het veilig organiseren van een evenement. Een gemeente vraagt binnen haar eigen organisatie en bij andere organisaties zoals de hulpdiensten om advies over het te organiseren evenement. 

De gemeente neemt de ontvangen adviezen in overweging en stelt een beschikking op met daarin evt. voorschriften. Ook is het mogelijk dat een aanvraag geweigerd wordt als daar reden toe is. 

De operationele voorbereiding bestaat voor de organisator uit de reguliere voorbereidingen mogelijk uitgebreid met de gestelde voorschriften. De organisator is tevens verantwoordelijk voor een goede, heldere communicatie richting bezoekers/deelnemers, bewoners en ondernemers.  

Ook de gemeente en de (hulp)diensten treffen voorbereidingen en informeren uitvoerende collega’s. Gedegen voorbereiding is essentieel, voldoende tijd is hierbij belangrijk. Daarom is het van belang dat evenementen tijdig worden aangevraagd. 

Bij C-evenementen wordt er twee weken voor het evenement een doorleefsessie georganiseerd. Naast de organisator zijn alle operationele functionarissen aanwezig en scenario’s worden geoefend.  

Na maanden aan voorbereiding vindt het evenement plaats! Voor aanvang van het evenement kan er een schouw plaatsvinden waarbij gecontroleerd wordt of het evenemententerrein ingedeeld is zoals aangegeven op de plattegrond en/of de voorschriften toegepast zijn. 

Afhankelijk van de classificatie van het evenement is tijdens de uitvoering een gemeentelijk contactpersoon aanwezig of bereikbaar.  

Na het evenement is het van belang om het te evalueren. Wat ging er goed en wat kunnen we leren? Hoe verliep de samenwerking?