Maatregelen voor jouw bedrijf

Zorg voor duidelijke instructies

Laat iedereen binnen de organisatie weten wat zij moeten doen bij een NL-Alert of een sirene. Medewerkers moeten weten welke acties van hen worden verwacht en waar zij betrouwbare informatie kunnen vinden.

Zorg er daarnaast voor dat medewerkers de noodnummers kennen of eenvoudig kunnen vinden. Verwijs ook naar betrouwbare informatiebronnen, zoals Nederland Veilig, ZHZ Veilig of de website van de eigen gemeente.

Maak alternatieve werklocaties mogelijk

Denk vooraf na over alternatieve werkplekken. Kan het werk op andere locaties worden uitgevoerd? Kunnen medewerkers thuiswerken, ook wanneer internet tijdelijk niet beschikbaar is? Of is er een andere locatie waar kritieke processen kunnen doorgaan?

Door meerdere opties beschikbaar te hebben, blijft de organisatie flexibeler tijdens een crisis.

Zorg voor handmatige alternatieven

Veel systemen en processen zijn afhankelijk van elektriciteit. Zorg er daarom voor dat zaken die normaal elektrisch worden bediend, ook handmatig kunnen functioneren. Denk hierbij aan:

• automatische deuren;
• rolluiken en hekken;
• toegangscontrolesystemen;
• alarmsystemen;
• productiemachines.

Zo voorkom je dat processen volledig stilvallen bij stroomuitval.

Bewaar belangrijke informatie ook op papier

Wanneer digitale systemen uitvallen, blijft papieren informatie waardevol. Print daarom belangrijke handleidingen, contactgegevens en noodprocedures uit. Zorg daarnaast voor papieren routekaarten en plattegronden die gebruikt kunnen worden als digitale systemen niet beschikbaar zijn.

Regel noodvoorzieningen

Energie

Denk na over voorzieningen voor noodstroom en verlichting, zoals:

• noodgeneratoren;
• UPS-systemen;
• extra brandstof;
• afspraken met leveranciers van aggregaten;
• noodverlichting, zoals zaklampen;
• zonnepanelen met accu-opslagsysteem.

Water en voedsel

Zorg voor een voorraad water en houdbaar voedsel voor medewerkers die tijdens een crisis op locatie aanwezig moeten blijven of kritieke functies uitvoeren.

Communicatie

Bij uitval van internet of telefoonnetwerken zijn alternatieve communicatiemiddelen belangrijk. Denk bijvoorbeeld aan:

• satelliettelefoons;
• radio’s op batterijen;
• offline communicatiemiddelen.

IT en data

Bescherm belangrijke gegevens en systemen door:

• offline back-ups te maken;
• gebruik te maken van gescheiden datacenters of een tweede datacenter;
• noodprocedures op te stellen voor uitval van cloudproviders.

Leveranciers en logistiek

Maak de organisatie minder afhankelijk van één partij. Zorg voor meerdere leveranciers, bij voorkeur ook lokaal, en denk na over alternatieve logistieke routes wanneer transport of levering uitvalt.

Bereid je financieel en juridisch voor

Ook financiële en juridische voorbereiding is belangrijk tijdens een crisis. Denk hierbij aan:

• het reserveren van crisisbudget en liquide middelen die offline beschikbaar zijn;
• het controleren van verzekeringen: dekken deze bijvoorbeeld overstromingen, black-outs of cyberaanvallen?;
• juridische afspraken over overmacht (‘force majeure’) met leveranciers en klanten;
• alternatieve betalingsmogelijkheden wanneer pinnen of digitaal bankieren niet werkt, zoals contante betalingen.

Werk samen met andere organisaties

Onderzoek de mogelijkheden om samen te werken met andere organisaties in de omgeving. Sluit je bijvoorbeeld aan bij een lokale ondernemersvereniging en bespreek mogelijke gezamenlijke crisismaatregelen.

Maak afspraken met bedrijven in de omgeving over het delen van noodstroom, opslagruimte of transportmogelijkheden. Samenwerking kan de continuïteit van meerdere organisaties versterken.

Vergeet de thuissituatie van medewerkers niet

Stimuleer medewerkers om ook thuis voorbereidingen te treffen. Adviseer hen om een noodpakket samen te stellen en een noodplan op te stellen. Wanneer medewerkers thuis goed voorbereid zijn, hebben zij tijdens een crisis meer ruimte om beschikbaar te blijven voor hun werk.