Publieksprofiel

Alcohol en drugs vormen risicofactoren voor gezondheidsproblemen en incidenten tijdens evenementen. Als je alcohol wilt schenken, is een ontheffing van de Drank- en Horecawet vereist. Na goedkeuring door de gemeente mogen alleen zwak alcoholische dranken worden verstrekt, zoals bier en wijn. Het is verboden alcohol aan jongeren onder de 18 jaar te schenken, evenals de wederverstrekking van alcohol. Dit kan gecontroleerd worden door bijvoorbeeld polsbandjes uit te geven op vertoon van een identiteitsbewijs. Bij evenementen waar drugsgebruik wordt verwacht, zijn extra maatregelen noodzakelijk. Dit kan onder meer het opstellen van een drugsbeleid, het inzetten van fouillering, het plaatsen van een drugskluis en het ophogen van geneeskundige zorg op de risico’s omvatten. 

Leidraad Trimbos

Om de orde te handhaven, is het vaak noodzakelijk om beveiliging in te zetten op evenementen. Beveiligers zijn verantwoordelijk voor taken zoals ticketcontrole, fouillering, crowdmanagement, sfeerbeheer en de bewaking van nooduitgangen. Het aantal beveiligers wordt bepaald door de risico’s van het evenement en moet worden opgenomen in het veiligheidsplan. Beveiligers dienen te voldoen aan de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (Wpbr). Geconstateerde knelpunten zijn onder andere het inzetten van vrijwilligers op beveiligingsposities en het gebruik van verouderde of onjuiste beveiligingspassen. De afdeling Korpscheftaken van de Politie houdt hier toezicht op. 

Meer over de Wpbr

Bij grotere evenementen is het essentieel om het publiek goed te begeleiden en te sturen. Een gedegen capaciteitsanalyse van het evenemententerrein is hiervoor de basis: bepaal eerst het bruto oppervlak van het terrein en trek vervolgens de ruimte af die wordt ingenomen door objecten zoals tenten, podia en horecapunten. Het resterende oppervlak is dan over als publieksgebied, vermenigvuldig dit met 2,4 personen per m² om tot een veilig bezoekersaantal te komen. Op basis van dit aantal bepaal je het aantal benodigde toegangspoorten en nooduitgangen. Zo kunnen bezoekers niet alleen veilig het terrein betreden, maar ook snel evacueren in geval van een calamiteit. Een evenemententerrein dient binnen een vastgestelde tijd volledig ontruimd te kunnen worden. Bij vrij toegankelijke evenementen zijn extra maatregelen nodig om overcrowding te voorkomen, zoals gerichte afzettingen, verkeersstromen en duidelijke bewegwijzering. 

Tijdens evenementen worden drones steeds vaker ingezet, bijvoorbeeld voor sfeerbeelden, inspecties of live-registratie. Het gebruik van drones valt onder de EASA-wetgeving. Het type drone, de locatie en de aard van de vlucht bepalen het risiconiveau van de operatie. Er zijn drie categorieën: 

• OPEN – laag risico
• SPECIFIEK – gemiddeld risico
• GECERTIFICEERD – hoog risico 

Een vlucht is alleen toegestaan als de drone-operator voldoet aan de eisen die horen bij de toepasselijke categorie. Maak vooraf duidelijke afspraken met de drone-operator, zoals: 

• Tijdstippen en duur van de vluchten,
• Vliegplan,
• Start- en landingslocatie(s),
• Veiligheidsmaatregelen richting publiek. 

Voor het opstijgen en landen is een Tijdelijk en Uitzonderlijk Gebruik (TUG)-ontheffing nodig, aan te vragen bij de provincie via DCMR Milieudienst Rijnmond.

De evenementorganisator blijft verantwoordelijk voor de drone-inzet, ook wanneer deze wordt uitgevoerd door een externe partij.

Drone-wetgeving Rijksoverheid

Bij evenementen kunnen ongelukken en gezondheidsklachten altijd voorkomen, van gekneusde enkels en blaren tot effecten van alcohol of drugs. Adequate medische zorg is daarom cruciaal. De Veldnorm Evenementenzorg (VNEZ) biedt hiervoor duidelijke richtlijnen. De Evenementenzorgorganisatie (EZO) is, in samenwerking met de organisator, verantwoordelijk voor het inschatten van de gezondheidsrisico’s en het organiseren van passende zorg. Dit wordt vastgelegd in een, door de EZO opgesteld, zorgplan; een overzicht van de medische voorzieningen die tijdens het evenement aanwezig zijn. Het plan beschrijft de gezondheidsrisico’s, de inzet en het niveau van benodigde zorg en de locaties van EHBO-posten. Klik voor meer informatie over de VNEZ op de link hieronder.

De geneeskundige aspecten van een evenement worden beoordeeld door de Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de regio (GHOR).

Veldnorm Evenementenzorg

Bezoekers verwachten dat ze overal mobiel kunnen bellen en internetten. Daarnaast is bereik nodig voor bijvoorbeeld kassasystemen. Maar als veel mensen op één locatie samenkomen, kan de bereikbaarheid verminderen. Overbelasting van het netwerk kan leiden tot slechte verbindingen, ook voor 112. In een calamiteit kan dit zeer ernstige gevolgen hebben.

Het is daarom belangrijk om de mobiele bereikbaarheid vooraf te controleren. Als uit de check blijkt dat de bereikbaarheid te laag is, moet een extra zendmast of andere oplossing worden geplaatst. Zo blijven cruciale systemen en communicatiemiddelen beschikbaar en kunnen bezoekers indien nodig 112 bellen. Het wordt geadviseerd een vaste telefoonlijn in de centrale post beschikbaar te hebben.

Goede sanitaire voorzieningen zijn essentieel voor de hygiëne op elk evenement. Het is belangrijk om voldoende (tijdelijke) toiletten te plaatsen, inclusief handenwasgelegenheden met stromend water, vloeibare handzeep, papieren handdoeken en afvalbakken. Zorg voor een evenwichtige verdeling van verschillende toilettypen, inclusief voorzieningen voor mindervalide bezoekers (MiVa-toiletten). Regelmatig schoonmaken van de sanitaire voorzieningen is noodzakelijk om de hygiëne te waarborgen. Het gratis beschikbaar stellen van toiletten helpt bovendien om wildplassen in de omgeving te voorkomen. 

Bij elk evenement kunnen zich onverwachte situaties voordoen, van extreem weer tot medische noodgevallen of brand. Daarom is het belangrijk dat een organisator vooraf nadenkt over mogelijke scenario’s en een plan opstelt om hier snel op te anticiperen.

Naast het uitwerken van scenario’s is ook goede informatievoorziening cruciaal. Zorg dat medewerkers en vrijwilligers duidelijke instructies krijgen over hun taken en verantwoordelijkheden en voorzie hen van de benodigde communicatiemiddelen en belangrijke telefoonnummers. Bereid ook communicatieboodschappen voor bezoekers voor, zodat iedereen snel begrijpt wat er van hen verwacht wordt in een noodsituatie.

Een concreet, volledig uitgewerkt scenario- en communicatieplan (wie doet wat en wanneer) verkleint de kans op incidenten en zorgt ervoor dat het team en de bezoekers snel en veilig kunnen handelen bij onverwachte situaties.

De aanwezigheid van kinderen, ouderen, mensen met een beperking of anderstaligen vraagt om extra maatregelen. Denk bijvoorbeeld aan ontruiming: hoe kunnen mensen met een beperkte mobiliteit veilig en op tijd het terrein verlaten? Overweeg extra voorzieningen zoals leuningen, loopplanken of persoonlijke begeleiding. Ook anderstalige bezoekers hebben mogelijk ondersteuning nodig om veiligheidsinstructies te begrijpen. Zorg daarom voor duidelijke visuele communicatie, uniforme pictogrammen of meertalige instructies. Let bovendien op de fysieke veiligheid: losliggende kabels en oneffen vloeren vormen struikelgevaar. Zorg dat looproutes vrij en overzichtelijk zijn, markeer gevaarlijke plekken, bevestig kabels goed of leid ze veilig langs wanden, en controleer regelmatig op nieuwe risico’s tijdens het evenement.

Schoon en veilig water is onmisbaar op elk evenement, bijvoorbeeld voor drinken, handen wassen en eten bereiden. Zorg als organisator voor voldoende hygiënische tappunten. Houd rekening met het risico op legionella: deze bacterie kan zich ontwikkelen in stilstaand (leiding)water en bij verneveling ernstige longinfecties veroorzaken.

Evenementen bij of in natuurwater, zoals mudruns of triathlons, brengen extra hygiënerisico’s met zich mee. Zorg daarom voor toezicht op de waterkwaliteit en neem maatregelen zoals het afzetten van de waterkant om valgevaar te beperken. 

Zwemwater

Weersomstandigheden laten zich niet beïnvloeden, daarom is een grondige voorbereiding op verschillende scenario’s cruciaal voor een organisator. Benoem binnen het team iemand die verantwoordelijk is voor de weermonitoring en kies een meteobureau, controleer de verzekeringspolis en de voorwaarden voor aflassen bij risicovol weer en werk voor elk relevant weertype een concreet scenario uit in het veiligheidsplan. Het is aan te bevelen om hierbij ook communicatieboodschappen voor te bereiden.

Denk bij onweer aan een ontruimingsplan en een veilige schuillocatie, bij storm aan het extra verankeren of (deels) afbreken van podia, tenten en andere bouwsels, bij hevige regen aan de bereikbaarheid van het terrein voor hulpdiensten, bij droogte aan het verhoogde brandrisico en bij hitte aan het verstrekken van water en het creëren van (extra) schaduwplekken. Meer over hitte lees je via de link hieronder.

Hitteprocedure